Katalogizace
Katalogizací (kodifikací) majetku se rozumí proces, při kterém je výrobek pojmenován, klasifikován a popsán tak, aby mu mohlo být přiděleno katalogizační číslo výrobku
Katalogizace probíhá dle Kodifikačního systému NATO (NATO Codification System – NCS). NCS je jednotný a společný systém uživatelských zemí, který je určen pro pojmenování, klasifikaci, identifikaci a skladové číslování položek zásobování. Je navržen tak, aby maximálně zefektivňoval logistickou podporu a usnadňoval řízení dat materiálu.
Základním dokumentem Kodifikačního systému NATO je Spojenecká (alianční) kodifikační publikace č. 1 (Allied Codification Publication No. 1 – ACodP-1), známá také jako Manuál NATO ke kodifikaci, která popisuje základní principy, zásady a systémové postupy katalogizace majetku.
Jak postupovat při katalogizaci
1. krok
Jakmile uzavřete kupní smlouvu, která obsahuje katalogizační doložku, je nutná katalogizace dle pravidel Kodifikačního systému NATO. Katalogizace se provádí v internetovém portálu WEB-KAT. Odkaz je dostupný na webu oddělení katalogizace (OdK).
Pokud nejste dosud registrováni v systému WEB-KAT, je nutné se nejdříve zaregistrovat. Návod k registraci naleznete na webu OdK.
2. krok
Po registraci do systému zaregistrujte vaši kupní smlouvu. Návod k registraci smlouvy naleznete na webu oddělení katalogizace (OdK).
3. krok
Po obdržení notifikačního emailu o přidělení úkolu je vhodné ve WEB-KATU u každé položky vyplnit (návod na webu oddělení katalogizace (OdK)):
- logistické údaje (rozměry, váha)
- RN (Reference Number – referenční číslo) . Jedná se o typové/modelové označení výrobku, často výrobci označované jako Part Number (P/N). Může být uvedeno také jako objednací číslo, číslo materiálu, číslo výrobku apod. Referenční číslo musí být jedinečné, může se skládat z alfanumerických znaků, obsahovat mezery, pomlčky, tečky, lomítka.
- výrobce (kód NCAGE výrobce, nikoli dodavatele)
- přílohy – reálnou fotografii položky. Obrazová dokumentace dle Metodického pokynu M ET-X/23- Úř OSK SOJ/4 vyžaduje:
- grafické zobrazeni položky bez vodoznaku (je zakázáno kopírovat a vkládat grafické zobrazení položky s vodoznakem)
- maximální velikost souboru 1 MB ve formátu JPG (rozlišení do 1024 x 768 bodů) nebo PDF o rozměru A4 (rozlišení do cca 150 dpi)
- grafickým zobrazením z pohledu využití se rozumí fotografie nebo vyobrazení materiálu/zařízení odpovídající uvedenému RN položky; výrobní štítek apod.
- přiložit technickou dokumentaci. Technickou dokumentací se dle Metodického pokynu MET-X/23-Úř OSK SOJ/4 rozumí:
- výkresová dokumentace výrobce/dodavatele
- specifikace (technická specifikace položky zpracovaná výrobcem/dodavatelem)
- výpis z normy ISO, ČSN, DIN apod.
- technický list (vyjmenovaná takticko-technická data o zařízení a jeho funkční popis, případně vyobrazení ve formě fotografie)
4. krok
Přiřaďte položky vybrané agentuře, návod naleznete na webu oddělení katalogizace (OdK).
V případě problémů s vyplněním povinných údajů nebo přiložením příloh je možné kontaktovat naši agenturu a domluvit se na dalším postupu individuálně.