Úvoz 56, 602 00 Brno, tel.: 466 261 301, fax: 544 508 112, email: rene.kozak@aura.cz, agentura@aura.cz| Mapa stránek
Kodifikační agentura

Pokyny

Je-li mezi výrobcem nebo dodavatelem (dále jen dodavatel) a resortem MO ČR podepsána smlouva (dále jen KS), jejíž součástí je Katalogizační doložka, má dodavatel povinnost zpracovat tzv. Soubor povinných údajů ke katalogizaci (SPÚK). SPÚK může zpracovat dodavatel sám nebo se může obrátit na nás (případně jinou katalogizační agenturu).

Po dodavateli může být požadováno i zpracování tzv. Návrhu katalogizačních dat o výrobku (NKDV). NKDV může zpracovávat pouze certifikovaná katalogizační agentura. Naše agentura je vám plně k dispozici. 

Zpracování SPÚK, případně NKDV probíhá v následujících krocích:

  • První krok – dodavatel kontaktuje telefonicky nebo elektronicky e-mailem naši agenturu a domluví si s ní podmínky o spolupráci – o provedení služby.
  • Druhý krok – dodavatel na základě domluvených podmínek zpracuje objednávku příslušné služby, kterou zašle agentuře. Objednávku si je možné stáhnout v sekci Ke stažení nebo přímo vyplnit na webu v sekci Objednávka. Objednávka vyplněná na webových stránkách agentury je odeslána automaticky po jejím potvrzení. Jakoukoliv službu, kterou poskytuje naše agenturua, je možné objednat i pouhým e-mailem s uvedením identifikačních údajů nebo zasláním vlastní objednávky.
  • Třetí krok – dodavatel si vyžádá katalogizační kód výrobce/dodavatele (NCAGE), pokud jej již nemá přidělen. Katalogizační kód dodavatele vám můžeme vyžádat i my. Bližší pokyny jak si vyžádat NCAGE najdete zde.
  • Čtvrtý krok – dodavatel vyplní tabulku SPÚK podle vzoru v Katalogizační doložce a na základě pokynů uvedených níže. Vyplněnou tabulku nám zašle elektronicky (e-mailem) na adresu agentura@aura.cz nebo na některou z e-mailových dres uvedených v sekci Kontakty.
    Pro správné zpracování Souboru povinných údajů ke katalogizaci (SPÚK) je nutné, aby dodavatel v tabulce podle vzoru v Katalogizační doložce smlouvy vyplnil pro každý výrobek (položku) minimálně tyto údaje:
    Sloupec 7 – Referenční číslo (RN) – je to označení výrobku výrobcem. Může to být číslo výkresu, číslo součástky, náhradního dílu (part number), číslo technických podmínek, typ, model. RN musí ve spojení se skutečným výrobcem (nikoliv s dodavatelem) výrobek identifikovat. RN se zapisuje pouze velkými písmeny bez diakritiky, maximálně 32 znaků.
    Sloupec 8 – Katalogizační kód výrobce (NCAGE) – NCAGE je obdobný identifikátor jako identifikační číslo organizace (IČ) v ČR. Výrobci a dodavatelé, kteří dodávají do armády, dostávají speciální pětimístný identifikátor (kód). Pokud není tento kód dodavateli znám, je nezbytné udat název výrobce, jeho adresu a kontaktní spojení (telefon, e-mail, webové stránky). Ostatní si agentura zabezpečí.
    POZOR! Musí být vždy uveden skutečný výrobce, nikoliv dodavatel, obchodní organizace, apod. Proto je nutné, aby si každý dodavatel zjistil skutečného výrobce od svých subdodavatelů.
    Sloupec 9 – Původní název – jedná se o přesný název výrobku, který používá především výrobce či dodavatel pro obchodní a nabídkové účely.
    Sloupec 13 – Cena s DPH – číslo bez mezer a Kč.
    POZOR! Musí být u všech položek.
    Sloupec 15Kód měřicí jednotky délky – pro milimetr se používá kód 012, pro metr kód 001. Ve sloupci 16. až 18. se pak uvedou odpovídající hodnoty již bez jednotky délky.
    Sloupec 19 – Kód měřicí jednotky hmotnosti – pro kg se používá kód 150, pro gramy kód 163. Ve sloupci 20 se pak uvede odpovídající hodnota již bez jednotky hmotnosti.
  • Pátý krok – agentura zpracuje ve spolupráci s dodavatelem (upřesňování údajů o výrobcích) SPÚK.
  • Šestý krok – agentura zašle zpracovaný SPÚK dodavateli v elektronické podobě (soubory ve formátu txt nebo csv).
  • Sedmý krok – SPÚK ve formátu txt nebo csv musí dodavatel neprodleně odeslat elektronicky na katalogizace@army.cz (odbor katalogizace majetku Úřadu pro obrannou standardizaci, katalogizaci a státní ověřování jakosti, dále jen OKM). Doporučujeme soubory neotvírat nebo otevřít pouze jejich kopie.
    OKM následně rozhodne, na které položky (tzv. položky zásobování) je požadováno zpracování Návrhu katalogizačních dat o výrobku (NKDV) agenturou. Požadavek ve formě tzv. DCN (Document Control Number – jakési jednací číslo požadavku) posílá OKM agentuře přímo nebo přes dodavatele. Není-li OKM vyžadováno zpracování NKDV, je dodavateli vystaveno Stanovisko o úplnosti katalogizačních dat.
  • Osmý krok – agentura provede vlastní katalogizaci – zpracování NKDV a zašle katalogizované položky na OKM. Jsou-li položky zpracovány správně podle stanovených zásad, vydá OKM dodavateli kladné Stanovisko o úplnosti katalogizačních dat (viz výše).
  • Devátý krok – dodavatel odešle kopii stanoviska od OKM agentuře, nebo ji informuje o jeho obdržení.
  • Desátý krok – agentura na základě kladného stanoviska vystaví dodavateli fakturu za provedené služby.
  • Jedenáctý krok – dodavatel zaplatí agentuře za provedené služby a spolupráce mezi dodavatelem a agenturou je ukončena.